Pflichtunterweisungen im Gesundheitswesen: simplyOrg macht Schulungsnachweise zentral verfügbar

Murnau am Staffelsee - Hygiene und Infektionsschutz, Brandschutz, Erste Hilfe und Reanimation, Datenschutz im Umgang mit Patientendaten, Strahlenschutz: Kaum eine Branche muss so viele Pflichtunterweisungen organisieren und nachweisen wie das Gesundheitswesen. Arbeitsschutzunterweisungen müssen nach § 12 Arbeitsschutzgesetz und § 4 DGUV Vorschrift 1 vor Aufnahme der Tätigkeit und anschließend mindestens jährlich sowie bei weiteren Anlässen erfolgen. In vielen Kliniken, Pflegeeinrichtungen und Gesundheitsakademien werden Fristen und Teilnahmebescheinigungen dennoch in Excel-Listen und E-Mail-Postfächern verwaltet. Spätestens bei einer Begehung oder einem Audit beginnt die Suche nach Nachweisen.

"Im Gesundheitswesen ist die Frage nicht, ob eine Pflichtunterweisung stattgefunden hat, sondern ob sie sich im Ernstfall lückenlos belegen lässt", heißt es bei simplyOrg. Der Anbieter von Seminarverwaltungssoftware aus Murnau am Staffelsee hat dafür ein Qualifikationsmanagement entwickelt, das speziell auf wiederkehrende Pflichtschulungen ausgelegt ist und über ein ausgeprägtes Regelsystem verfügt.

Das System erkennt, wann welche Unterweisung bei welchen Mitarbeitenden oder Teams fällig wird, und erinnert rechtzeitig. Fällige Schulungen werden automatisch zugewiesen oder von den Beschäftigten selbst gebucht, ein Vorteil gerade im Schichtbetrieb. Ein zentrales Dashboard zeigt Stations- und Bereichsleitungen den aktuellen Qualifikationsstand ihres Teams. Wiederholungsschulungen in festen Intervallen und aufeinander aufbauende Qualifikationen lassen sich über ein eigenes Regelwerk abbilden. Teilnahmebescheinigungen und Zertifikate erstellt simplyOrg automatisch und legt sie revisionssicher ab.

Typische Beispiele sind die Hygieneschulung, die Brandschutzunterweisung, das Reanimationstraining oder die Datenschutzschulung für alle Beschäftigten mit Zugriff auf Patientendaten. Für jede dieser Unterweisungen lassen sich Intervall und Zielgruppe hinterlegen, etwa nach Station, Berufsgruppe oder Einrichtung. Im persönlichen Teilnehmerportal sehen Beschäftigte jederzeit, welche Unterweisungen sie absolviert haben, welche als Nächstes fällig sind, und können ihre Nachweise selbst abrufen.

Vor einer Begehung durch die Aufsichtsbehörde, einem Qualitätsaudit oder einer Zertifizierung lassen sich die Nachweise je Person, Team oder Unterweisungsthema per Knopfdruck auswerten. Statt Teilnahmelisten aus verschiedenen Ablagen zusammenzusuchen, liegt der Stand der Pflichtunterweisungen zentral in einem System vor. Das entlastet Qualitätsmanagement, Hygienefachkräfte und Personalabteilung gleichermaßen.

Neben Kliniken und Pflegeeinrichtungen nutzen auch Krankenkassen, Versicherungen und Gesundheitsakademien das Qualifikationsmanagement, um Pflichtschulungen ihrer Mitarbeitenden und Fortbildungen für externe Fachkräfte zu organisieren. Fortbildungspunkte lassen sich dabei ausweisen. Weil das Modul in die Seminarverwaltung integriert ist, können Anbieter ihr Kursangebot direkt mit den Fälligkeiten der Teilnehmenden verknüpfen.

Weil im Gesundheitswesen besonders schützenswerte Daten anfallen, setzt simplyOrg auf hohe Sicherheitsstandards: Die cloudbasierte Plattform verfügt über ein Testat nach dem BSI-Kriterienkatalog C5 (Typ 1), ist nach ISO 27001 zertifiziert, DSGVO-konform und wird ausschließlich in deutschen Rechenzentren betrieben. Damit erfüllt die Lösung Anforderungen, die Krankenhäuser, Krankenkassen und öffentliche Träger zunehmend in Ausschreibungen stellen. Mehr zur Seminarsoftware für das Gesundheitswesen hat simplyOrg auf seiner Website zusammengestellt.

Bei aller Automatisierung bleibt die Verantwortung beim Menschen, betont der Anbieter: Welche Unterweisungen erforderlich sind, ergibt sich aus der Gefährdungsbeurteilung, und die Kompetenzentwicklung der Mitarbeitenden bleibt Führungsaufgabe. Die Software sorgt dafür, dass keine Frist übersehen wird und Nachweise jederzeit verfügbar sind. So können Pflegekräfte, Ärztinnen und Ärzte ihre Zeit für die Versorgung nutzen statt für Verwaltung.

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11. November 2026 | ID: 13746 | Artikel löschen | Firmen- & Pressekontakt